Формирование информационной политики предприятия.

Выполняя задачи повышения общей эффективности деятельности предприятий, менеджеры начинают задумываться о необходимости продуманных подходов к информационному обеспечению персонала. Ведь давно известно, что информация – тот самый ресурс, который дает важнейшие конкурентные преимущества.

Можно привести много примеров, которые иллюстрируют задачи и проблемы информационного обеспечения персонала, но, учитывая ограниченный объем данной статьи, приведу только два немаловажных аспекта – обоснованность доступов к информации и избыточность информации.

Пример 1. – Обоснованность доступов. Кому–то из персонала потребовался дополнительный доступ к определенной области данных и, обратившись по инстанциям, он получает доступ к интересующей его области или отказ в предоставлении доступа. Причем итоговое решение может зависеть от случайного стечения обстоятельств и субъективных факторов. Другая сторона проблемы - перевод сотрудника на другую должность должен повлечь (но не всегда влечет) адекватные изменения в его информационном обеспечении – удаление его из одних списков доступов и информационных рассылок и включения его в те области информационного пространства, которые обеспечивают поддержку решения новых должностных задач.

Пример 2. – Избыточность информационного обеспечения. Часто топ-менеджмент предприятия перегружен информационными потоками. Считается что люди на топ- позициях должны обладать феноменальными способностями по переработке огромных массивов малозначимой и слабоструктурированной информации. Таким образом, каждый топ-менеджер, как правило, самостоятельно решает задачу обработки входящих информационных потоков и вычленения из них существенных факторов. Отсутствие порядка в этой области приводит к значительному снижению личной эффективности.

Решая подобные задачи снова и снова, менеджменту предприятий приходит мысль о необходимости наведения порядка в подходах к информационному обеспечению персонала на всех уровнях управления и, как следствие, к необходимости формирования информационной политики предприятия. Наведение порядка в этой области часто затруднено из-за отсутствия практически применимого методического материала, т.к. большинство статей на данную тему носят больше теоретический характер и мало применимы в реальной жизни. В данной статье представлен основанный на практическом опыте автора концептуальный подход к решению задачи формирования информационной политики предприятия. Данный подход позволяет выработать единую терминологию и устраняет неопределенности в деятельности менеджмента по формированию информационной политики предприятия.

Данная статья может быть полезна не только ИТ менеджерам, но и руководителям, озабоченным выстраиванием эффективной информационной политики и ощущающим нехватку практически применимого материала для решения этой актуальной и очень важной задачи.

Основное назначение информационной политики предприятия – предоставление сотрудникам компании действенного инструмента и правил для оценки важности вверенной им информации и эффективного использования ее в интересах предприятия с минимальным риском ущерба.

Целью информационной политики является обеспечение эффективного достижения бизнес - целей предприятия путем:

* информационной поддержки принятия управленческих решений;

* обеспечения сотрудников предприятия актуальной, своевременной, полной, достоверной, объективной информацией для решения конкретных должностных задач;

* предотвращения потери, утечки, искажения информации;

* обеспечения быстрого повышения уровня компетенции сотрудников до уровня, позволяющего эффективно решать поставленные задачи;

* обеспечения постановки задач сотрудникам с учетом уровня их компетенции;

* поддержки информационного обеспечения взаимодействующих с предприятием дружественных и нейтральных контрагентов;

* информационной поддержки интересов предприятия в органах государственной власти;

* информационного противодействия конкурентам.

Для достижения целей информационной политики требуется постоянное (циклическое) решение задач информационной политики.

Задачи информационной политики.

К задачам информационной политики относятся:

1. Анализ работы сотрудников предприятия, информационных потоков и структуры данных в технологических контурах производства / потребления информации, оценка информационных объектов, разработка информационных классификаторов (рубрикаторов), правил и процедур, определяющих и обеспечивающих проведение информационной политики предприятия.

2. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных моделей основных бизнес - процессов предприятия.

3. Обеспечение создания, ведения и использования информационных ресурсов, предназначенных для повышения уровня эффективности работы сотрудников, формирование системы управления знаниями по направлениям деятельности предприятия.

4. Выработка требований по внесению оптимизирующих изменений в бизнес процессы, формирование и обеспечение выполнения планов работ в соответствии с моделью цели - задачи- ресурсы по следующим направлениям:

* информационное обеспечение рабочих мест сотрудников предприятия;

* процедуры ввода, обработки, хранения и представления информации в информационной системе предприятия;

* информационные потоки, направленные во внешнюю среду;

* система разграничения доступов к информации и информационной безопасности;

* ИТ инфраструктура предприятия.

5. Организация контроля выполнения требований информационной политики и устранения имеющихся несоответствий.

6. Организация внесения оптимизирующих изменений включая экспертизу технических и коммерческих предложений по реализации требований автоматизации бизнес – процессов и внесения изменений в ИТ инфраструктуру предприятия, выбор подрядчиков и поставщиков, подготовка договоров, разработка технических заданий, проектных решений и планов, организация технического надзора и приема-сдачи этапов работ.

Виды обеспечения информационной политики.

Информационная политика обеспечивается:

1. Системой документационного обеспечения.

Система документационного обеспечения включает следующие виды документов:

* заявление об информационной политике (ИП) и целях ее проведения, план текущих мероприятий по достижению целей;

* руководство по информационной политике;

* документированные процедуры, относящиеся к ИП и/или включающие требования соблюдения ИП;

* положения о структурных подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие реализацию ИП;

* записи, обеспечивающие контроль соблюдения ИП.

Рис. 1. Структура системы документационного обеспечения информационной политики.

2. Информационно-технологическим обеспечением.

Информационно-технологическое обеспечение включает:

* автоматизированную систему классификации (рубрикации) информационных объектов и разделения доступов, обеспечивающую навигацию, поиск и предоставление доступов пользователям к информационным ресурсам в соответствии с предписанными информационной политикой ролями;

* информационные ресурсы функциональных подразделений;

* информационные ресурсы поддержки межфункциональной деятельности (электронного проектного документооборота, согласования и визирования документов, контрольно-распорядительной деятельности);

* информационные ресурсы из внешней среды.

Рис. 2. Структура информационно - технологического обеспечения.

Рис. 3. Структура основных классификаторов (рубрикаторов) корпоративной информации по степени важности Важность (стоимость)

Корпоративная информация должна периодически переклассифицироваться (обычно с течение времени относиться к менее важной). V. Формирование и внедрение информационной политики.

Формирование и внедрение информационной политики предприятия должно обеспечиваться путем прохождения отдельных этапов, конкретное наполнение которых зависит от конкретных видов деятельности. Тем не менее, для большинства предприятий необходимо решать следующие задачи:

* разработка основных классификаторов (рубрикаторов) корпоративной информации с учетом степени конфиденциальности, стоимости и изменения характеристик информации с течением времени;

* разработка правил и процедур, обеспечивающих реализацию информационной политики компании, требований к информационному обеспечению рабочих мест сотрудников предприятия;

* разработка требований к информационно-технологическому обеспечению;

* разработка концепции информационной безопасности;

* выбор систем автоматизации и подрядчиков на проведения работ по внедрению программного обеспечения в соответствии с разработанными требованиями к информационно-технологическому обеспечению и информационному обеспечению рабочих мест;

* подготовка ИТ инфраструктуры (закупка оборудования и базового программного обеспечения;

* пилотное внедрение электронного проектного документооборота и информационной системы управления знаниями, системы автоматизации контрольно-распорядительной деятельности;

* поэтапное внедрение систем электронного проектного документооборота, электронного визирования и согласования, автоматизации контрольно - распорядительной деятельности, корпоративного словаря терминов и определений, относящихся к деятельности подразделений предприятия;

* проведение мероприятий по обеспечению информационной безопасности;

* разработка документационного обеспечения информационной политики и информационных моделей бизнес процессов;

* организация контроля за проведением информационной политики;

* организация процессов анализа информационной политики и внесения оптимизирующих изменений.